Neler Öğrendik: Sınırları Aşan Ekiplerle Çalışmak
Sizlere son yıllarda sınırlar ötesinde farlı ekiplerle çalışmak hakkında öğrendiğimiz birçok ipucu ve püf noktasından bahsedeceğiz.
Günümüzde giderek daha fazla firma birbirinden farklı müşteriler ve ekiplerle çalışıyor. Bu özellik önceleri sadece çalışanlarına business class biletler alan, otellerde konaklatan ya da pahalı video konferans teknolojileri kullanan çok uluslu şirketlere has bir durumdu. Ancak günümüzde herhangi bir start up firması da bunu basit stratejilerle ve (çoğunlukla) ücretsiz online araçlarla yapabilir. Bu yazımızda sınırlar ötesinde farlı ekiplerle çalışmak hakkında öğrendiğimiz birçok ipucu ve püf noktasından bahsedeceğiz.
4 kıtada ve 5 farklı saat diliminde 15’ten fazla ülkedeki müşterilerimize web tabanlı dijital stratejiler geliştirme hizmetleri sunuyoruz. Aynı anda 230’dan fazla proje yürütüyoruz ve bunların çoğu ülke dışından müşterilerimizden oluşuyor.
Bu tecrübelerden tam olarak her şeyi öğrendik diyemeyiz. Elbette öğrenecek daha çok şey var ve bazılarını muhtemelen zor yoldan deneyimleyerek öğreneceğiz. Ancak uzmanlığımız olan konular şunlar:
Güvenilirlik
Odaklanmak istediğimiz en önemli şey güven. Uluslararası bir bağlamda proje yürütmenin en önemli ve en zor kısımlarından biri budur. Bildiğimiz daha geleneksel ilişkilerde birlikte zaman geçirerek güven inşa ederiz, çalıştığımız kişilerin mimiklerine, kişisel önceliklerine dikkat eder, güçlü ve zayıf yönlerini keşfederiz. Dağınık yapıdaki ekiplerle çalışırken maalesef bu fırsata sahip değiliz. İnsanlar biraz daha az insani özelliklere sahip olsalar belki işler daha kolay olurdu. 🙂 Ne yazık ki (ya da aslında ne mutlu ki) insanlar oldukça insani özelliklere sahip.
Duygularımız var, belirli şeyleri veya bazı insanları seviyoruz veya sevmiyoruz. Kişisel ve milli geçmişlerimiz, dinlerimiz, politik fikirlerimiz, geleneklerimiz ve göreneklerimiz var. Çoğumuz bunları bizimle paylaşan insanlarla vakit geçirmeyi severiz. Sınır ötesi farklı ekiplerle çalışırken bu pek mümkün değildir.
Peki Kiminle Güven İlişkisi Oluşturmalıyız?
Çoğu zaman, biz de bu hataya düştük, bir projenin TÜM paydaşları arasında güven inşa etmemiz gerektiğini unutmaya meyilliyiz. Bunun anlamı şudur: elbette ki tüm takım proje yöneticileri ama aynı zamanda ürün sahipleri, yöneticiler, CxO, Başkan Yardımcıları, asıl hissedarlar ve yatırımcılar, danışmanlar
Bu çoğu zaman hafife alınan bir durum. İnsanların “senin tarafında” olması ve yani “senin tarafında” olması derken, “proje tarafında” olması, kriz zamanlarında çok yol kat etmenizi sağlayabilir – ve şundan emin olabilirsiniz- kriz zamanları yaşanacaktır.
İletişim sayesinde güven oluşturmanın bazı temel ilkelerimize birlikte bakalım:
Dil
Ekibinizde ana dilinizi konuşmayan bir kişi dahi varsa, İngilizceye geçin ve asla kendi dilinize dönmeye çalışmayın. İlk başlarda çoğunluk ana dilinizi konuşabiliyorken, e-posta, belge ve diğer tüm materyalleri İngilizce yazmak zor ve tuhaf gelebilir, ancak buna güvenin, karşılığını alacaksınız.
Paylaşılan Araçlar
Nasıl aynı dili insanlar olarak konuşmamız gerekiyorsa, kullandığımız araçlar açısından da aynı dili konuşmamız gerekir. Ortak olarak kullanılan sadece bir proje yönetimi aracı, bir zaman ölçme aracı, kod stili kılavuzu, sohbet mecrası ve wiki sayfası vb. olmalıdır. Herkesin aynı aracı kullandığını zannederken aslında ekibin yarısının başka bir araç kullandığını fark etmek kadar kafa karıştırıcı bir şey olamaz. Ve lütfen kağıt / yazı tahtası / post-it notları kullanmayı bırakın. Yıl 2020 (neredeyse 2021), her ne kadar kişisel ihtiyaçlarınız için istediğinizi kullanmakta özgür olsanız da, paylaşılması gereken her şeyin elektronik biçimde kaydedilip saklandığından emin olun.
Açık İletişim
Herkesin ekipte yer alan diğer kişilere doğrudan erişimi olmalıdır. Tüm ekip üyelerinin görev ve sorumlulukları ile iletişim bilgilerinin (e-posta, whatsapp, facebook, telefon – onlarla iletişim kurmayı en kolay hale getiren ne varsa) birlikte listelendiği paylaşılan bir adres defterine veya bir bilgi portalı sayfasına sahip olun. Artık teknoloji herkesin kendine uygun filtreler oluşturabileceği ve kendi başına fazla bilgiye karşı kendini koruyabileceği imkanlar sunuyor.
Güven Oluşturmak İçin Araçlar
Yüz Yüze Görüşmeler (ideali gayri resmi olanı)
Uzaktan çalışmanın oldukça büyük bir hayranıyım ama mümkün olduğu müddetçe, tüm paydaşları en az bir kez aynı oda içerisine toplamaya, onları öğle veya akşam yemeği için dışarı çıkarmaya, kahve içmeye ve hatta belki bazen piknik ve gezilere götürmeye çalışıyoruz. 🙂 Uzaktan bağlanarak ve birbirinizi her gün canlı olarak görmeden çalışmak kesinlikle mümkün ve üretken bir yöntem olsa da, ilk toplantıları yüz yüze yapmanın (tam başlangıç gününde veya bazen projeye başladıktan birkaç hafta sonra) takım üzerinde büyük olumlu etkileri olabileceğini gördük.
Sık Sık Video Konferans Yapmak
Bazen yüz yüze görüşmek mümkün veya pratik değildir. Buna en yakın ve en iyi şey video konferans yapmaktır. Bazı insanlar web kamerası karşısında rahat değildir ama artık öyle olmak zorunda kalacaklar. Onları ikna etmenizi tavsiye ederim (arkadaş baskısı çok işe yarıyor – eğer herkes yüzünü gösterirse ikna olmamak pek mümkün olmayacaktır). Bu sebeple video konferansı destekleyen iyi bir donanım ve yazılıma sahip olduğunuzdan emin olun. Biz neredeyse sadece macbook kullanıyoruz – bunun nedenlerinden biri ses ve kamera kalitesi.
Hızlı Sonuçlar Sunma ve Hızlı Kazanç Sağlama
Dağınık bir ekiple bir projeye başlarken, elde edilen ilk çıktıları (ne kadar küçük olursa olsun) en kısa sürede teslim edebilmek çok önemlidir. Bunun önemini nasıl anlatabilirim bilmiyorum. Pek çok kez bu sorunu deneyimledik. Günler, haftalar hatta söylemesi çılgınca gelse de aylar sonra dahi sonuç elde edememek, en hızlı şekilde güven kaybı yaşama sebebidir. Her küçük dönüm noktası oldukça önemlidir. Bir proje yönetimi yazılımına sahipseniz, bu aracın kullanımını tüm paydaşların bildiğinden, sadece salt okunur halde olsa bile herkesin eriştiğinden ve bir sonraki tekrar toplantısına kadar herkesin bildiği bir görev listesi oluşturduğunuzdan emin olmalısınız.
İlk Günden İtibaren Proaktif Bir İletişim Tavrı Takının
Bu aslında bir diğer iyi uygulama örneği olan ilk günden aşırı iletişim kurma ayrımını sağlamaktır. Herkesin ilk günden proje hedeflerini, kilometre taşlarını, kullanılan araçları vb. ayrıntıları bilmesi gerektiğini düşünebilirsiniz. Ancak yine de tüm paydaşlara küçük şeyleri sık sık hatırlatmak gerekebilir. Özellikle başlangıç aşamasında insanlar birbirine alışana kadar takip soruları sormak, gereksinimleri anlamak için çok çabalamak size yardımcı olacaktır. Şunu unutmayın hiç sormamaktansa iki kez sormak daha iyidir.
Oluşan Güveni Korumak İçin Yapılacaklar
Bir kere genel anlamda bir güven oluşturduğumuzda, onu sürekli korumamız ve üzerine daha fazlasını inşa etmemiz gerekir. Daha önce bahsettiğimiz araçlar, oluşturduğunuz güveni sürdürmenin bir yöntemi olarak da işe yarayacaktır. Ancak üstüne birkaç şey daha eklemek istiyoruz.
Şeffaflık
Bu kavram çok güçlü bir şekilde inandığımız bir şey. Ekip ne kadar büyük ve dağınık bir şekilde çalışıyorsa, yapılan değişikliklere ve projenin ilerleyişine uyum sağlamak da o kadar zor olur. Bu yüzden tüm paydaşların projenin güncel statüsünü her an kendi istediklerinde görebiliyor olmaları çok önemlidir. Tüm ekip olarak kullandığımız bir e-posta grubumuz var ve projeyle ilgili e-postaların çoğunda birbirimizi CC’ de ekliyoruz. Müşteri açısından uygun filtreler oluşturmak oldukçakolay, o yüzden email trafiği için endişelenmenize gerek yok.
Haftalık Planlama ve Teslimler
Bugünlerde bir hafta içinde iyileştirme yapılamayacak bir proje bulmak zor diyebiliriz. Tüm projemizin haftalık tekrarlanan toplantıları vardır yani böylece her ekip her hafta elde ettiği ilerlemeleri gösterebilir. Bazı haftalar elde edilen gelişmeler daha görünür olur, bazen ise daha az. Ancak bu tekrar eden döngüler aradaki güveni korumada oldukça kritik olduklarını bize kanıtlamışlardır.
Sahneleme
Sektörde çoğu firmadan bir adım daha ileri gidiyoruz – her hafta geliştirildiği kadarıyla projenin var olan yapısına erişim sunuyoruz ve paydaşları, henüz stabil olmayan, günlük ve hatta “gerçek zamanlı” yapılarla testler yapmaya teşvik ediyoruz. Hatalar elbette olacak ve belki bazen sistem çökecek, ancak yine de bu yöntem herkesin projenin mevcut durumunu görmesini sağlamanın iyi bir yolu.
Durum Raporları
Herkesin değişiklikleri kendi başına deneyecek ya da takip edecek zamanı yoktur (bu genellikle üst yönetim üyeleri, hissedarlar ve yatırımcılar için geçerlidir). Genelde daha yüksek seviyede bir durum güncellemesine ihtiyaç duyarlar. Bizler genellikle organizasyondaki “en yüksek seviyede” olanlar dahil olmak üzere tüm paydaşlara aylık durum raporları göndeririz.
Farklı ve dağınık ekiplerle çalışırken güven oluşturmak için çok sayıda araç kullandık ve birçok strateji denedik. Muhtemelen şunu sormak isteyebilirsiniz – daha az uluslararası üyelere sahip bir ekipte çalışmaktan ne farkı var? Aslında şöyle demek gerekir. En büyük iki fark şudur:
Bir hata yaptığınızda bunu fark etmeniz çok daha fazla zaman alır ve iyi uygulamaları tercih etmezseniz ödediğiniz bedel, aynı yerde ve lokal olarak çalışan bir ekibe kıyasla çok daha yüksektir.
Bu nedenle, uzaktan çalışan ve sınırları aşan bir ekibin başarıya ulaşmasının tek yolu onlara yaklaşırken özellikle proaktif, bilinçli ve sistematik olunmasını gerektirir.
